Mais produtividade e menos estresse com o GTD

Com tantos problemas para resolver em casa, no trabalho, com os filhos e com tanta pressão para que tudo dê certo de todos os lados, aumentar a produtividade (ou pelo menos mantê-la estável), é quase que uma preocupação a mais diariamente.

Imagine como seria sua vida mais produtiva, organizada e com menos estresse? O consultor e treinador em administração David Allen defende que nossa capacidade de ser produtivos é diretamente proporcional à nossa capacidade de relaxar. Só quando nossos pensamentos estão organizados é que podemos atingir a produtividade sem estresse e liberar o nosso potencial criativo. Ou seja, segundo ele, é possível viver com menos estresse e mais controle. Para isso, Allen criou o método GTD, ou Getting Things Done.

O GTD é uma metodologia simples, mas requer muita disciplina. Ela apresenta resultados significativos somente para quem a segue à risca. Muito mais do que aumentar a organização e a produtividade, o GTD torna cada ação consciente à pessoa que a executa, reduzindo o estresse causado por frustrações.

Uma maneira básica de executá-lo requer os seguintes instrumentos: bloco de papel e caneta que possam ser levados sempre no bolso ou na bolsa; bandeja de mesa, vendida em papelarias; agenda de papel ou eletrônica; e fichas ou pastas para registrar listas de ações.

Comece reservando pelo menos uma hora diária de uma semana. No primeiro dia você vai recolher (ou coletar) todas as suas tarefas. Anote cada uma em uma página do bloquinho. Depois, destaque cada uma delas e coloque na sua bandeja. Primeira etapa concluída. Lembre-se sempre que os lembretes são a matéria-prima de seu sistema de gerenciamento da produtividade pessoal.

No segundo dia, você vai processar cada uma dessas anotações. A cada papel que você pegar, você deve primeiro pensar se você tem algo a fazer a respeito nos próximos dois minutos. Se puder jogar fora, jogue – isso no caso de algo totalmente dispensável. Se achar melhor arquivar em uma pasta específica para aquele assunto, guarde. Agora, se tiver algo a ser feito, faça. Seja você mesmo ou uma pessoa a quem você deve delegar a atividade (não se esqueça de anotar isso!). Ou então coloque uma data para aquela ação e anote na sua agenda. Resumindo: faça, delegue ou adie.

Se você sabe que algo tem que ser feito, mas não tem uma data específica para fazê-lo, crie pastas com palavras chave para que você possa buscar quando precisar. Por exemplo: uma pasta reunião, para todas as coisas que você quer retomar ou fazer assim que houver uma próxima reunião. Uma pasta rua, para que você a consulte quando tiver tempo de ir resolver coisas na rua, como serviços de banco, lotérica, supermercado, etc.

Você pode ter ainda coisas que não se encaixam em nenhuma dessas possibilidades, que não podem ser feitas naquele momento, nem em apenas um dia, ou delegadas a alguém... Nesse caso, você tem em mãos um projeto. Para o GTD, projeto é tudo aquilo que para ser finalizado necessita mais do que uma ação. Nesse caso, anote o nome do projeto na ficha “projetos”. A etapa de definir qual será o rumo de suas atividades, anotadas no bloco de papel, é a mais importante. Sempre que tiver uma dúvida, pense “qual a próxima ação?”.

Nos próximos quatro dias (ou seja, os dias 3, 4, 5 e 6) do seu GTD o desafio será seguir integralmente o que está na sua agenda. Paralelo a isso, você possivelmente terá a cada dia mais atividades no seu bloquinho que serão destacadas e colocadas na sua bandeja. Portanto, todos os dias você coloca novas atividades, processa uma a uma e anota no calendário. Além disso, diariamente, quando tiver tempo ou necessitar, você pode consultar suas listas de ações (pastas: rua, reunião, projetos, etc.) e ir colocando essas coisas em execução.

No sétimo dia, você irá fazer uma revisão de todo o processo e alguns passos precisam ser seguidos com a mesma disciplina dedicada até aqui, para que tudo funcione. Primeiro recolha todos os papéis acumulados. Processe aqueles que ficaram pendentes, caso houver. Revise todas as suas pastas, sua agenda passada e futura. Verifique o que está na lista aguardando, se essas coisas devem permanecer lá ou precisam ser remanejadas. E revise seus projetos. Uma tarefa deixada de fazer e sem destino (no caso, sem uma pasta), fica pendente não apenas no local em questão, mas também na sua mente. E isso consome muita energia, causa preocupação e tira sua atenção.

Segundo o criador da metodologia, executá-la pode parecer um processo chato e difícil. No entanto, Allen garante que, embora seja necessário cerca de dois anos para pegar a prática, desde a sua primeira semana você já sentirá os efeitos de ser uma pessoa mais produtiva, porque isso invariavelmente vai acontecer. Em relação ao estresse, ele afirma que com pelo menos dois meses será possível sentir uma redução significativa. E que isso vai acontecer quando você estiver confiante no seu GTD.

* Elen Lisboa Rodrigues Bellandi é coach pela Erickson College e pela Integrated Coaching Institute (ICI), ambas credenciadas pela International Coaching Federation (ICF). Possui formação em Coaching Express pela Condor Blanco, credenciada a Associação Internacional de Coaches Profissionais. Cursou com os professores de Harvard Robert Kegan e Lisa Laskow Lahey, na infraestrutura da Universidade, formação em Imunidade à Mudança individual e em times e equipes pela empresa Minds at Work.